Bezplatný Generátor Faktúr (PDF)

Čo je to generátor faktúr? (Všetko, čo potrebujete vedieť)

Generátor faktúr je online nástroj, ktorý slúži na rýchle vytváranie faktúr niekoľkými klikmi pre malé firmy, freelancerov alebo dodávateľov. Generátor faktúr má funkcie štandardného formátovania, rozloženia a obsahu, výsledkom čoho je celý účtovný proces efektívny a rýchly.

Tento typ softvéru obsahuje viacero typov faktúr, z ktorých je možné si vybrať, a to v závislosti od účtovného motívu konkrétneho podniku. Jediným účelom generátora faktúr je zrýchlenie a štandardizácia fakturácie. Generátor faktúr sa však líši od fakturačného programu. Rozdiely medzi nimi sú uvedené v nasledujúcej tabuľke:

Fakturačný program (vyskúšajte ho zadarmo)	Generátor faktúr
Fakturačný program obsahuje podrobnú štatistiku a má integrované prevádzkové moduly. Používatelia tak môžu vidieť analytické údaje, vďaka ktorým pochopia biznis a uľahčí im to rozhodovanie.	Generátor faktúr neobsahuje štatistiky a nemá integrované prevádzkové moduly. Tento softvér je určený len na generovanie faktúr.
Fakturačný program uchováva informácie súvisiace so zákazníkmi (databázu). Pri vytváraní faktúr sú k dispozícii informácie ako meno a adresa zákazníka.	Generátor faktúr nedokáže uchovávať údaje o zákazníkoch. To znamená, že si budete musieť manuálne viesť zoznam informácií týkajúcich sa zákazníkov.
Pomocou fakturačného programu je možné posielať opakované faktúry. Faktúru môžete označiť ako opakovanú na dennej, týždennej, mesačnej alebo ročnej báze a dokonca je možné použiť aj niektoré konkrétne dni podľa vlastného výberu.	Generátor faktúr nemá schopnosť odosielať opakované faktúry. Zakaždým, keď je potrebné zaslať faktúru, budete musieť faktúru zadať manuálne.
Fakturačný program má modul zásob. To znamená, že môžete spravovať a udržiavať aktuálne údaje o zásobách spolu so sledovaním predaja. Ak napríklad vygenerujete faktúru na 2 kusy produktu A, program automaticky zníži údaje o zásobe produktu A.	Generátor faktúr nemá modul zásob. Stav zásob budete musieť po každom predaji aktualizovať manuálne. To môže byť časovo náročné.
Fakturačný program dokáže ukladať dáta v opakovane použiteľnom formáte. Faktúry je možné generovať, odosielať a ukladať v cloudovom operačnom systéme.	Generátor faktúr neukladá údaje v opakovane použiteľnom formáte. Takže pri každom generovaní faktúry sa potrebujete pozrieť na formátovanie. Inými slovami, tento softvér funguje na generovanie faktúry len vo formáte PDF alebo Excel.
Údaje vo fakturačnom programe sú zálohované na cloudovom serveri, kde si môžete ukladať prevádzkové údaje.	Generátor faktúr nevyužíva cloudový server.

Fakturačný program je sofistikovaný softvér obsahujúci prevádzkové moduly, ktoré sú pre firmu nápomocné pri analýze a rozhodovaní. Týmto sa líši od softvéru na generovanie faktúr, pretože generátor faktúr má využitie obmedzené iba na generovanie faktúr vo formáte Excel alebo PDF. Je dôležité poznamenať, že oba tieto softvéry sú pre firmu užitočnými nástrojmi a už záleží od konkrétnej firmy, ktorý z týchto dvoch si vyberie na základe posúdenia kompatibility používania.

Ďalej si rozoberieme detaily o tom, ktoré firmy by sa mali rozhodnúť pre fakturačný program a ktoré by si mali zvoliť generátor faktúr.

Ktoré firmy by mali zvážiť použitie generátora faktúr?

Generátor faktúr je vhodný pre freelancerov a malé a stredné podniky, ktoré generujú mesačne len zopár faktúr. Je to z toho dôvodu, že proces generovania faktúr s použitím generátora faktúr je oveľa pomalší. Je potrebné pripočítať aj náklady z hľadiska času stráveného odosielaním a zúčtovaním faktúry. Po zaznamenaní predaja je tiež potrebné manuálne upraviť zásoby a iné položky. V porovnaní s generátorom je fakturačný program oveľa rýchlejší a stojí 4,95 eur mesačne. Musíte zvážiť a porovnať náklady a benefity a pristúpiť k logickému výberu.

Ktoré firmy by mali zvážiť použitie fakturačného programu?

Fakturačný program je organizovaný a rýchlo vykonáva funkcie, pričom obsahuje rôzne funkčné moduly. Tieto moduly sú integrované a vedú k vyššej efektivite obchodných operácií. Ak napríklad zaznamenáte predaj, automaticky sa aktualizuje modul zásob. Tento fakturačný program je ideálny pre firmy, ktoré denne posielajú viacero faktúr. Je vhodný aj pre firmy, ktorých príjem pochádza z opakovaných faktúr. Vezmime si napríklad firmy zaoberajúce sa investíciami do nehnuteľností. V tomto type podnikania firma vyberá príjmy z prenájmu od tých istých nájomníkov a v tom istom dátume. Pomocou tohto programu je možné nastaviť opakované faktúry, čo povedie k rýchlejšiemu výberu platieb a celkovo k vyššej efektivite podnikania.

To, aký softvér si vyberiete, závisí od vašich potrieb. Ak vo svojom každodennom podnikaní máte v úmysle používať rôzne prevádzkové funkcie, ktoré ponúka program, potom je logické zvoliť si fakturačný program. Ak je však vašim zámerom používať len softvér na odosielanie faktúr, potom je generátor faktúr rozumnejšou voľbou.

Ak sa rozhodnete pre generátor faktúr, tak vezmite do úvahy niekoľko nasledujúcich faktorov.

Ako si vybrať najlepší generátor faktúr

Pri výbere generátora faktúr je potrebné zvážiť viacero faktorov. Medzi tieto faktory patrí jednoduchosť (jednoduché použitie), schopnosť generovať rôzne dokumenty, ako sú proforma faktúry, cenové ponuky, dobropisy alebo ťarchopisy, použiteľnosť na mobile, na PC aj Mac. Detailne si rozoberme  jednotlivé body:

• Jednoduchosť

  Z tohto hľadiska je praktický generátor faktúr. Jednoducho len zadáte údaje vždy, keď potrebujete vygenerovať faktúru. Vďaka tomu sa tento softvér ľahko používa a čas fakturácie je možné čo najviac skrátiť.

• Schopnosť generovať dokumenty

  Generátor faktúr je schopný vytvoriť aj iné obchodné dokumenty, ako sú proforma faktúry, dobropisy, ťarchopisy a ďalšie. V malých firmách nemusí byť potrebné tieto dokumenty vytvárať často, ale aby ste sa vyhli potenciálnym problémom v prípade, že tieto dokumenty potrebujete, hodí sa mať možnosť ich v prípade potreby vytvoriť.

  Taktiež by mal softvér podporovať rôzne operačné systémy, vrátane Mac, mobilu a PC.

  Najväčšou výhodou generátora faktúr je to, že je bezplatný. Aj napriek tomu, že vás nič nestojí, nepríjemnosťou sú obmedzené funkcionality.

Na rozdiel od generátora, fakturačný program obsahuje sofistikované funkcie a integrované moduly. O niektorých z týchto funkčných modulov sa dočítate ďalej:

• Fakturačný modul

  Tento modul dokáže odosielať faktúry, upravovať stav pohľadávok, posielať upomienky, cenové ponuky, ako aj ťarchopisy a dobropisy.

• Modul správy zákazníkov

  Toto je jeden z najdôležitejších modulov, ktorý je určený na správu zákazníkov.

• Modul správy zásob

  V tomto module je možné vykonávať správu zásob a opatrenia proti zastaralým zásobám.

• Modul opakovaných faktúr

  Tento modul dokáže spravovať opakované faktúry, automaticky vytvárať a doručovať faktúry vašim zákazníkom na mesačnej alebo ročnej báze.

Záver

Generátor faktúr je bezplatný nástroj, ktorý vo všeobecnosti používajú freelanceri a malé podniky na generovanie faktúr. Tento softvér neukladá faktúry v opakovane použiteľných formátoch a neobsahuje žiadne pokročilé moduly. Nedokáže vytvárať opakované faktúry, neobsahuje žiadnu databázu zákazníkov, žiadny fakturačný modul, ani iné pokročilé funkcie. Jeho použitie je obmedzené na generovanie faktúr vo formáte Excel alebo PDF.

Ak firma zvažuje, či si vybrať fakturačný program alebo generátor faktúr, hlavným faktorom, ktorý je potrebné vziať do úvahy je to, či od neho očakáva komplexné a pokročilé použitie. Ak áno, potom je vhodné zvoliť si fakturačný program. Tento program urýchľuje a zefektívňuje účtovný proces, pretože má integrované funkčné moduly a zlepšuje prevádzkovú efektívnosť. Používanie tohto programu však stojí 4,95 eur mesačne.

Ak sa firma prikláňa k výberu generátora faktúr, jej rozhodnutie je pravdepodobne založené na skutočnosti, že sa jednoducho používa a má tiež schopnosť vytvárať ďalšie dokumenty, ako sú proforma faktúry, cenové ponuky, odhady, ťarchopisy a dobropisy.

Často kladené otázky

Čo je to PDF generátor faktúr?

Je to softvér, ktorý generuje faktúry vo formáte PDF. Súbory PDF sú výhodné kvôli tomu, že sú okamžite pripravené na odoslanie vo forme prílohy  e-mailu.

Čo je to Excel generátor faktúr?

Je to generátor faktúr, ktorý vytvára faktúry v Exceli. Hlavnou výhodou faktúry vo formáte Excel je, že ju možno upraviť podľa vašich potrieb. Tu je však nutné poznamenať, že faktúra odoslaná vo formáte PDF zanecháva lepší dojem ako faktúra v Exceli.

Kto by mal používať generátor faktúr?

Generátor faktúr by mali ideálne využívať freelanceri a malé firmy, ktoré generujú len niekoľko faktúr v konkrétnom časovom období. Je to z toho dôvodu, že tieto systémy sú relatívne pomalé a vyžadujú energiu. Ak potrebujete pri podnikaní odosielať faktúry často, potom je výhodnejšie použiť fakturačný program.

Je generátor faktúr zadarmo?

Generátor faktúr je bezplatný, nevýhodou však je, že sa oplatí len malým firmám, ktoré v konkrétnom časovom období posielajú len malé množstvo faktúr. Nemali by si ho vybrať používatelia, ktorí chcú mať prístup k pokročilým a integrovaným modulom účtovníctva. Namiesto toho by si mali vybrať fakturačný program, pretože ten je vybavený pokročilými funkciami, ako sú zásoby, správa zákazníkov, opakované faktúry a výkazy.

Ako vystaviť faktúru firme

Ako podnikateľ musíte mať prehľad o službách alebo produktoch, ktoré poskytujete svojim klientom. To znamená zapisovať si cenu, množstvo, spôsob platby a ďalšie podrobnosti.

Používanie faktúr je ideálnym spôsobom, ako mať k dispozícii všetky podstatné údaje o transakcii medzi vašou spoločnosťou a klientom.

Faktúry sú užitočné aj pri písaní finančných výkazov, vykonávaní auditov, podávaní daňových priznaní alebo len pri všeobecnom zisťovaní, ako veľmi sa vaše podnikanie rozrástlo. Okrem toho sú dokladmi o transakciách pre vás aj pre vášho klienta.

Vystavenie faktúry zahŕňa tieto kroky:

Vyberte vzor faktúry*

Výber správneho vzoru faktúry závisí od toho, aké služby ponúkate alebo aké produkty predávate. Odporúča sa vybrať vzor, ktorá zodpovedá téme vášho podnikania/ identite vašej značky z hľadiska farby, štýlu a veľkosti písma.

Esteticky a profesionálne vyzerajúca faktúra s veľkou pravdepodobnosťou pomôže zlepšiť obraz vašej spoločnosti. Rovnako by malo byť už od počiatku jasné, že ide o faktúru, keď ju vaši zákazníci dostanú. Z toho vyplýva, že sa vyhýbajte zbytočným alebo prehnane vyzerajúcim vzormi.

Na faktúru môžete pridať aj logo a slogan vašej spoločnosti. Nepreplňujte faktúru príliš mnohými údajmi. Nech je jednoduchá, presná a pravdivá.

Pridajte produkty alebo služby

Na miestach vyhradených na faktúre vyplňte produkty alebo služby, na ktorých ste sa s klientom dohodli. Ak je to potrebné, pridajte krátky popis vašich služieb/produktov, len toľko, aby vaši klienti vedeli, za čo platia.

Dbajte na správnosť údajov o tom, čo ponúkate, aby ste predišli otázkam klientov alebo zbytočnému napätiu. Nesprávne uvedenie podrobností o vašich službách alebo produktoch by mohlo viesť k oneskoreným platbám, narušeniu vzťahov s klientmi a celkovému poškodeniu vášho podnikania.

Uveďte dôležité údaje (údaje o vašej spoločnosti, údaje o platbe a údaje o klientovi)

Na faktúre by mali byť jasne uvedené údaje o vašej spoločnosti aj o klientovi. Vo faktúre by mali byť správne vyplnené aj dohodnuté podmienky vašej platby.

Tu je zoznam toho, čo by malo byť uvedené na faktúre:

• Údaje o spoločnosti vášho klienta a adresa sídla
• Údaje o vašej registrovanej spoločnosti, adresa sídla a kontaktné údaje
• Spôsoby platby
• Dátum vystavenia faktúry
• Dátum splatnosti platby
• Celková cena dodanej služby/výrobkov plus DPH. Ak bola ponúknutá akákoľvek zľava, zapíšte ju tiež

Zaregistrujte si účet

Náš fakturačný program má všetky potrebné požiadavky na fakturáciu, ktoré potrebujete. Naše vzory faktúr sú profesionálne spracované a starostlivo vytvorené tak, aby bola vaša fakturácia hladká a jednoduchá. Prostredníctvom nášho programu poskytujeme flexibilné, inteligentné a efektívne fakturačné služby. Všetko, čo musíte urobiť, je bezplatne sa zaregistrovať a nechať nás spracovať vaše faktúry ešte dnes.

*Táto možnosť je k dispozícii len pre registrovaných používateľov.